Aktualności

Jak zaksięgować wynajem samochodu, czyli najczęstsze pytania o rozliczenie auta w firmie

2021-02-21 / Wypożyczenie

Podjęcie decyzji o średnio- lub długoterminowym wynajmie auta do firmy to dopiero początek drogi. Kolejne kroki to między innymi wybór auta i jego konfiguracji, zapewnienie finansowania i uzgodnienie z księgowością, jaka forma wciągnięcia związanych z wynajmem wydatków w koszty firmy będzie najlepsza. Bardzo często pytacie nas o te kwestie, dlatego postanowiliśmy napisać niniejszy wpis, w którym odpowiadamy na Waszej najczęstsze wątpliwości.

Jak zaksięgować wynajem samochodu?

Przepisy mówią, że przedsiębiorca może “wrzucić w koszty” różne wydatki związane z najmem samochodu:

1. Czynsz za najem - w całości, jeśli wartość wynajmowanego auta nie przekracza 150 000 zł; jeśli wartość auta przewyższa wyżej wymienioną kwotę, należy skorzystać ze wzoru: 150 000 / wartość pojazdu x czynsz.

2. Rozliczenie VAT - ustawodawca przewidział kilka sposobów rozliczenia VAT, które zależą od rodzaju pojazdu i spełnienia określonych warunków: 

  • 100 proc. VAT dla pojazdów o masie powyżej 3,5 tony;
  • 100 proc. VAT dla pojazdów, które ze względu na swoją konstrukcję nie mogą być użyte do innych celów niż wykonywanie działalności gospodarczej; 
  • 100 proc. VAT, jeżeli łącznie zostały spełnione następujące warunki: prowadzona jest kilometrówka, pojazd zgłoszono do US za pomocą formularza VAT-26, w firmie stworzono regulamin korzystania z pojazdu i pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności;
  • 50 proc. VAT w pozostałych przypadkach i bez dodatkowych formalności.

3. Koszty eksploatacyjne - czyli paliwo, koszty serwisowe, parking, opłaty autostradowe czy bieżące naprawy można wrzucać w koszty w całości (100 proc.) pod warunkiem, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności. W pozostałych przypadkach do kosztów można zaliczyć 75 proc. wydatków.

Jako Inter Fleet wystawiamy faktury z 23 proc. VAT.

fot. pexels.com

Co lepsze: wynajem czy leasing?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo zależy ona od tego, kto i dlaczego pyta. Dlatego zamiast wskazywać lepsze dla Was rozwiązanie, po prostu pokażemy Wam podstawowe różnice.

WynajemLeasing operacyjny
Wynajem może trwać od 1 dnia do 36 miesięcyMinimalny okres leasingu to 24 miesiące
Brak opłaty wstępnej (zazwyczaj)Wymagana opłata wstępna (klient może wnieść dużą opłatę wstępną i wliczyć ją w koszty)
Opcjonalny wykup auta po zakończeniu wynajmuObowiązkowy wykup auta po zakończeniu leasingu - duża elastyczność przy ustalaniu wartości końcowej
Pełna obsługa w cenie (nie tylko finansowanie, ale też ubezpieczenie, przeglądy, serwis, auto zastępcze, opony, podstawienie, etc.)Tylko finansowanie

Czy można wynająć samochód bez kaucji?

Zazwyczaj firma wynajmująca korzysta z takich zabezpieczeń jak blokada środków na karcie lub kaucja. 

Ten pierwszy rodzaj zabezpieczenia stosuje się przede wszystkim w przypadku wynajmów krótkoterminowych - na czas wypożyczenia, na karcie kredytowej najemcy auta zostają zablokowane środki w kwocie wskazanej przez wynajmującego. W momencie oddania auta, wynajmujący i najemca podpisują dokumenty zdawcze - jeśli wszystko jest w porządku, środki są zwalniane. 

Podobny mechanizm działa w przypadku wynajmów średnio- i długoterminowych, ale jednak zamiast blokady środków na karcie, zazwyczaj stosuje się kaucję w wysokości wielokrotności miesięcznego czynszu najmu.

fot. pexels.com

Czy można wynająć samochód bez BIK?

Tak - pod warunkiem, że zostanie zastosowana jakaś forma zabezpieczenia finansowego. Dla wynajmów średnio- i długoterminowych będzie to kaucja w wysokości wskazanej przez wynajmującego wielokrotności miesięcznego czynszu najmu.

Jak wygląda wynajem samochodu dla spółki?

Dokładnie tak samo, jak dla klienta indywidualnego. Jedyna różnica jest taka, że w przypadku większej liczby wynajmowanych samochodów, możliwa jest negocjacja stawki.

Co oznacza wynajem krótkoterminowy - na ile dni?

Zazwyczaj przyjmuje się, że wynajem krótkoterminowy to maksymalnie 30 dni.

Co oznacza wynajem średnioterminowy - na ile dni?

Wynajem średnioterminowy to w większości wypożyczalni każdy wynajem od 1 miesiąca do 1 roku.

Co oznacza wynajem długoterminowy - na ile dni?

W przypadku wynajmu auta powyżej od 1 roku do 4 lat mówimy o wynajmie długoterminowym.

Jak zmienia się cena samochodu w zależności od okresu wynajmu?

Stawka dobowa zmienia się, w zależności od okresu najmu - im jest on dłuższy, tym niższa jest cena za dzień. W poniższej tabelce przygotowaliśmy porównanie stawek dla Toyoty Aygo.

Dobowy koszt najmu Toyoty Aygo w zależności od czasu najmu*

1-7 dni1 miesiąc12 miesięcy24 miesiące36 miesięcy
61,00 zł netto / doba39,97 zł netto / doba36,45 zł netto / doba35,08 zł netto / doba32,93 zł netto / doba

* Powyższa tabela ma charakter informacyjny, a zawarte w niej ceny nie są ofertą w rozumieniu stosownych przepisów kodeksu cywilnego.

Co sprawdzić przed wynajmem samochodu?

Przede wszystkim należy uważnie przeczytać umowę i zapoznać się z warunkami finansowymi. Osoby uprawnione do jazdy (dotyczy tylko wynajmów dla osób prywatnych), limit kilometrów, zakres ubezpieczenia czy udział własny w przypadku szkody to rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Dobrze jest też wiedzieć, jak wygląda cennik opłat dodatkowych. 

Koniecznie trzeba sprawdzić stan samochodu i poprosić wynajmującego o uwzględnienie wszelkich istniejących rys, wgnieceń czy innych uszkodzeń karoserii i szyb w dokumentach przekazania samochodu. 

Last but not least, pamiętaj, że każdy wyjazd auta poza granice kraju, to konieczność poinformowania wynajmującego - może się zdarzyć tak, że będziesz potrzebować dodatkowej zgody.