Czym jest flota samochodowa - jakie są rodzaje i przeznaczenie?

Flota samochodowa, jej budowanie i zarządzanie to tematy, które bardzo nurtują współczesnych przedsiębiorców. I nic dziwnego - w dzisiejszych czasach trudno sobie bowiem wyobrazić firmę, która byłaby w stanie obyć się bez pomagających jej w realizacji codziennych zadań pojazdów. Stworzenie floty, która będzie skrojona na miarę potrzeb firmy czy przedsiębiorstwa, profilu prowadzonej przez nie działalności oraz wymagań pracowników nie jest jadnak tak łatwym zadaniem, jak mogłoby się to wydawać.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest flota samochodowa, jakie rodzaje flot samochodowych wyróżniamy, a także jak kompleksowo nimi zarządzać.

Flota samochodowa w teorii. Definicja, rodzaje i przeznaczenie

Pojęcie floty samochodowej jest świetnie znane każdej współczesnej firmie. Według definicji, pod terminem floty samochodowej (z ang. car fleet) kryje się tzw. tabor. Jest to grupa pojazdów, które są wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez dane przedsiębiorstwo. W zależności od charakteru świadczonych przez nie usług i branży flota samochodowa może dzielić się na różne rodzaje. W jej skład mogą wchodzić zarówno samochody osobowe, jak i pojazdy dostawcze, autobusy, a także auta ciężarowe i maszyny budowlane.

Pojazdy tworzące flotę samochodową mogą pełnić różne funkcje. Najczęściej są wykorzystywane do realizowania trzech zadań: Po pierwsze, flota samochodowa może być wykorzystywana w celu dostarczania towarów do klientów. Po drugie, pojazdy służbowe mogą wspierać pracę handlowców lub dostawców, którzy w imieniu firmy świadczą jej usługi poza siedzibą przedsiębiorstwa. Po trzecie, firmowe auta mogą pełnić funkcję reprezentacyjną, tj. być wykorzystywane przez kadrę zarządzającą i stanowić dla niej tzw. dodatek motywacyjny.

Nie ulega wątpliwości, że flota samochodowa pełni niezwykle istotną rolę w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa. Dzięki niej firma może szybko i sprawnie wykonywać swoją pracę, zapewnić swoim pracownikom mobilność na optymalnym poziomie, a klientom terminową realizację usług. Oprócz tego, samochody firmowe stanowią niejako wizytówkę przedsiębiorstwa, potwierdzając na zewnątrz jego profesjonalizm, renomę oraz prestiż.

Budowanie floty samochodowej od podstaw. Pierwszy krok do efektywnego zarządzania flotą pojazdów

Aby flota pojazdów prawidłowo wywiązywała się ze wszystkich spoczywających na niej zadań, konieczne jest prawidłowe dopasowanie aut do specyfiki pracy przedsiębiorstwa. Każda firma stojąca przed wyzwaniem tworzenia od podstaw swojej floty samochodów, musi właściwie dopasować je do zadań, do jakich będą w przyszłości wykorzystywane.

Jeśli samochody firmowe mają być używane głównie do dostarczania towarów do klientów, warto zainwestować w samochody dostawcze lub transportowe, posiadające odpowiednią przestrzeń ładunkową i niski poziom spalania. Znaczenie powinna mieć także ich niska awaryjność oraz przystępna cena zakupu.

W przypadku samochodów przeznaczonych dla przedstawicieli handlowych, istotna jest pojemność bagażnika, wysoka mobilność pojazdów, a także ekonomiczność codziennej eksploatacji. Nie bez znaczenia jest także sama marka pojazdów, gdyż auta służbowe będą wizytówką i reklamą firmy na zewnątrz.

Inne kryteria doboru obowiązują natomiast w przypadku pojazdów przeznaczonych dla kadry managerskiej - tu znaczenie ma przede wszystkim komfort użytkowania oraz prestiż. Warto więc sięgnąć po auta z segmentu D, a nawet premium.

Efektywne zarządzanie flotą samochodową. Na czym polega skuteczne zarządzanie flotą i dlaczego jest takie ważne?

Każda firma, która korzysta z samochodów, musi zadbać o efektywne zarządzanie i obsługę swojej floty. Zarządzanie flotą samochodową (z ang. car fleet management) obejmuje szereg czynności, które mają na celu umożliwienie nieprzerwanego i komfortowego korzystania z samochodów służbowych.

Obsługa floty samochodowej powinna być realizowana 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Obejmuje takie czynności, jak m. in. planowanie napraw i przeglądów technicznych, organizację i zakup części zamiennych, terminowe uiszczanie opłat związanych z ubezpieczeniem, ratami kredytu, leasingu lub wynajmu długoterminowego, kontrolowanie przebiegu pojazdów i rozliczanie czasu ich pracy oraz kilometrów, czuwanie nad wydatkami związanymi z funkcjonowaniem floty i wiele innych.

Kompleksowe zarządzanie flotą jest więc złożonym i czasochłonnym przedsięwzięciem. Firmy, które chcą realizować je na odpowiednim poziomie, muszą więc liczyć się z koniecznością zatrudnienia wykwalifikowanego fleet managera, zapewnienia mu odpowiedniego środowiska pracy, w tym m. in. profesjonalnego systemu do zarządzania flotą, a także wyposażenia swoich pojazdów w monitoring. Te same efekty można jednak osiągnąć inaczej - finansując tabor samochodowy wynajmem długoterminowym. Dlaczego to się opłaca?

Flota samochodowa w firmie w ramach wynajmu długoterminowego

Współczesne firmy mają do wyboru kilka różnych sposobów finansowania floty samochodowej. Mogą dziś skorzystać już nie tylko z leasingu, kredytu samochodowego czy kupna pojazdów za gotówkę, lecz także sprawdzić wynajem długoterminowy - usługę, która nie bez powodu z roku na rok zyskuje na popularności zwłaszcza w środowisku biznesowym.

Wynajem długoterminowy samochodów pozwala nie tylko wyposażyć swoją firmę we flotę idealnie dopasowanych do jej potrzeb pojazdów, lecz także zapewnić jej kompleksową obsługę. Usługa zarządzania flotą jest bowiem dostępna w ramach opłacanego przez firmę comiesięcznego abonamentu. W jego ramach przedsiębiorstwo może korzystać nie tylko z udostępnionych przez wypożyczalnię pojazdów, ale także z szeregu usług dodatkowych.

Zarządzanie flotą pojazdów w ramach usługi auto na abonament obejmuje m. in. obowiązki i koszty związane z codzienną obsługą pojazdów oraz troską o ich odpowiedni stan techniczny. Abonament zawiera m. in. ubezpieczenie pojazdów, przeglądy techniczne, naprawy, zakup części zamiennych, wymianę ogumienia, samochody zastępcze i wiele innych opłat i czynności.

Korzystający z usługi auto w abonamencie klienci wypożyczalni w pakiecie z pojazdami otrzymują kompleksowe wsparcie w zarządzaniu flotą, realizowane przez doświadczonych, wykwalifikowanych fleet managerów wypożyczalni. Profesjonalna współpraca w zakresie zarządzania flotą daje im więc możliwość skupienia się na tym, co dla każdego przedsiębiorcy najważniejsze - pracy nad rozwojem swojej firmy.